Après une période plus ou moins longue de congés, la reprise est parfois difficile… La veille, voir quelques jours avant, on appréhende déjà la pile de papiers déposée sur le bureau sans message explicatif et la boite mail pleine à craquer !
Lexique : Jour J = jour de la reprise officielle / « contractuelle »
Tout comme le départ en congés (cf article « Bientôt les congés bien mérités »), la reprise se prépare … voici 7 éléments clefs :
- 1. Restez discret… pour le moment
Certains vous attendent de pied ferme ou vont se jeter sur vous et vous enlever les bénéfices de vos congés en quelques minutes à peine !
Restez poli évidemment, tout en vous dirigeant directement vers votre poste de travail. Votre café, vous l’avez pris avant d’arrivée, le prochain attendra un peu plus tard…
Si l’on vous aborde en chemin, répondez que vous posez vos affaires et que vous reviendrez vers lui/elle juste après… Inutile de se laisser déborder à peine arrivé !
- 2. Prenez vos aises
La boite vocale et la boite mail attendront quelques minutes de plus… pour l’heure rangez votre veste/sac (…), installez-vous confortablement sur votre chaise et prenez une grande inspiration.
Commencez par ranger votre bureau, regarder les dossiers/documents qui ont été posés en votre absence (rares sont les chanceux dont les collègues n’ont rien déposé dessus), et indiquez avec des post-its (ou au crayon à papier/crayon/crayon mine… peu importe le nom que vous lui donnez) le service concerné et l’interlocuteur à contacter. Puis regroupez-les selon leur finalité :
- A classer (faites-le tout de suite)
- A traiter
- Manque d’informations, interlocuteur à contacter
- 3. Votre reprise annoncée à J+1
Cet élément dépend de vos préparatifs, je l’avoue… Comme indiqué dans l’article « Bientôt les congés bien mérités » / clef n°4 « prévenir ses interlocuteurs » , vous aurez annoncé la date de votre retour à J+1, ce qui vous laissera une journée de reprise « au calme », sans trop de sollicitations.
Vous n’aviez pas anticipé ? Il n’est pas trop tard… Laisser votre message automatique d’absence une journée de plus ou créez-le tout de suite !
- 4. Munissez-vous de votre TO DO List
Avant de partir vous aviez surement laissé une To Do List…
- Soit vous êtes parti un peu précipitamment et c’est la TO DO List inachevée
- Soit vous avez suivi la clef n°2 de l’article « Bientôt les congés bien mérités » et la To Do List est celle de votre retour
- Soit vous n’avez pas de To Do List car vous étiez à jour à votre départ, vous repartez de 0 : Félicitations !
Prenez votre To Do List et relisez les éléments inscrits, cela va vous permettre de vous remettre doucement dans le bain (ou commencez-en une dans notre dernier cas).
Elle va s’allonger…
Ca y est, vous pouvez allumer votre ordinateur / téléphone !
- 5. Traitement des mails et messages vocaux
Commencez par vos messages vocaux. Ecoutez-les muni d’un stylo et d’un papier. Au fur et à mesure, notez :
- Le nom de l’interlocuteur,
- L’info importante et l’action à mener s’il y a (à recontacter, manque d’infos, dossier X clos…).
Supprimer le message ou archivez-le : faites un choix tout de suite
… laisser cette liste en stand by.
Ouvrez votre boite mail – seulement maintenant…
Avant tout, si vous n’avez pas l’habitude de classer vos mails, créer un dossier « archive » pour cette occasion.
Je conseille de commencer par le plus ancien – celui qui date de juste après votre départ… Dans l’idéal, pour un même sujet, les différents interlocuteurs auront utilisé la fonction « répondre », tous les messages de l’objet initial seront donc regroupés et le mail sera classé selon la date de la dernière réponse….
Ouvrez le plus ancien mail et réalisez l’action correspondante au contenu :
- Pub ou invitation date dépassée : supprimez tout de suite
- Mail informatif sur un ancien sujet /dossier : classez tout de suite
- Mail de suivi de dossier n’entraînant pas d’action ou de réponse de votre part : classez-le tout de suite
- Mail entrainant une réponse simple, directe et rapide de votre part : répondez et classez tout de suite
- Manque d’informations pour le traiter : envoyez tout de suite un mail en retour pour poser vos questions et laisser le mail dans la boite de réception
- Le mail requiert une action de votre part : inscrivez l’action sur votre TO DO List et laissez le mail dans la boite de réception
- Il vous faudra plusieurs minutes pour traiter le sujet, savoir quoi faire exactement : remettez le en « non lu»
Ensuite seulement passer au message suivant, et ainsi de suite…
Ouvrez les mails un par un, dans l’ordre. Pensez aux notes de vos différents messages vocaux, elles les complètent peut-être !
- 6. Le moment de passer du temps avec ses collègues !
Ca y est vous êtes dans le bain ! Vous pouvez maintenant vous accorder une pause et faire le tour de vos collègues pour annoncer votre retour, parler de vos vacances…
Vous êtes maintenant disposé à recevoir les informations qu’ils souhaitent vous donner, répondre aux questions qu’ils souhaitent vous poser…
- 7. Traitement de la To Do List
Au fil des différentes étapes, vous avez ajouté une multitude de tâches ou sujet à traiter.
Prenez maintenant le temps de décomposer les gros éléments en petits…
Ensuite prenez de la hauteur, regarder l’ensemble des éléments : gérer votre To Do List et planifier vos tâches comme vous en avez l’habitude.
J’espère que cet article vous sera utile. Bonne reprise à tous !
À très bientôt pour d’autres « trucs et astuces », notamment le prochain article sur ce thème : « La To Do List, oui, mais comment ? »
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