Que ce soit pour se reposer, prendre du recul ou se faire plaisir, les périodes de congés sont toujours très attendues ! Nous visualisons tous nos vacances avec le sourire, mais cette vision de bonheur est souvent entachée par un départ débordé et/ou un retour difficile…
Lexique :
Jour J = dernier jour de travail avant les congés, exemple : le mercredi 13 juillet 2022 Démarrage des préparatifs = durée de l’absence, exemple : dès 3 semaines avant Jour J si les congés durent 3 semaines soit le 22 juin
Voici donc les 6 clefs de Cyrielle.B pour un départ en congé bien préparé afin d’assurer des vacances en toute sérénité :
- 1. Fixer une deadline
Tout commence bien amont du Jour J, il faut donc se préparer et fixer une deadline (un « faux » jour J) quelques jours avant, en fonction de la durée de l’absence.
Par exemple : en cas de congés sur 3 semaines, c’est 3 semaines avant le Jour J que je me mets en tête la deadline de mon départ à J-3 (dans notre exemple, le vendredi 8 juillet donc). Pour une absence d’une semaine, la deadline est J-1…
Cela implique de ne pas prendre de rendez-vous ou d’organiser de réunion entre la deadline et la date réelle de départ (les 11,12 et 13 juillet dans notre exemple).
- 2. Créer une To Do Liste sur mesure
Période spéciale = To Do spéciale !
En amont du jour J (toujours 3 semaines dans notre exemple), il est important de créer 2 To Do Lists, la 1ère pour les tâches à faire absolument avant le départ et la 2e pour les tâches pouvant attendre le retour.
Il sera impératif d’avoir vidé la 1ère liste au plus tard le Jour J. Attention pas de report possible sur la 2e liste, il est donc important de bien sélectionner le choix de sa liste lors de l’identification de la tâche.
Rassurez-vous, si la liste est vide quelques jours avant le Jour J et que vous avez un peu de temps, vous aurez la possibilité de choisir dans la 2e liste ce qui vous fait plaisir 😉
- 3. Préparer votre boite mail
Certains échanges de mails concernent des sujets ou des dossiers qui ne seront pas finalisés avant votre départ, vous le savez déjà … Inutile donc de les garder dans la boite de réception, une fois lu et répondu le cas échéant, classez-les dans un dossier spécifique (par exemple : « retour congés »).
Ainsi vous ne gardez dans votre boite de réception uniquement les mails impliquant un traitement avant le Jour J.
Si vous faites partie des personnes qui laissent TOUS leurs mails dans la boite principale (pas de tri régulier), pas de panique, vous pouvez créer 2 dossiers : « retour congés » et « archive » (dans lequel vous mettez tous les mails datant de plus de 15 jours). Ainsi vous pouvez commencer à traiter les nouveaux mails.
- 4. Prévenir vos interlocuteurs
En amont, modifiez votre signature de mail (10 à 15 jours avant le jour J). Ajoutez une mention juste avant votre formule de politesse, en italique, pour prévenir de votre future absence. Pas besoin de tous les détails, une indication du style « je vous informe de mon absence à partir du 14 juillet. D’ici là je me tiens à votre disposition, pensez à anticiper vos demandes 🙂 »
Ensuite, pensez à préparer votre réponse automatique durant votre absence. Inutile d’attendre le dernier jour pour ça puisque vous indiquez les dates précises. Faites-le en même temps que la modification de votre signature, c’est un gain de temps et « ce qui est fait n’est plus à faire » !
Attention juste à remodifier votre signature le jour de votre retour (à noter dans la TO Do List n°2 !)…
Focus mail d’absence automatique :
Indiquez votre date de retour (+1 jour pour une reprise plus douce) et l’accès ou non à vos mails + les coordonnées d’une personne pouvant apporter une solution en cas d’urgence (la date de départ ou la destination n’ont pas d’intérêt particulier. L’absence de ces informations vous évitera quelques réflexions désagréables à votre retour sur la durée ou le motif de votre absence…).
- 5. Assurer la continuité des dossiers
Vous ne serez pas là, mais vos collègues/collaborateurs oui. Vous avez certainement déjà vécu une situation frustrante lors de l’absence d’un collègue (ou d’un partenaire) car vous ne trouviez pas une information, non ? Alors, évitez-le aux autres….
À partir de J-10 ou J-7 selon la durée de votre absence, garder une feuille / un bloc-notes à vos côtés en permanence, c’est votre nouveau meilleur ami ! Inscrivez-y toutes les informations utiles concernant le suivi des dossiers/projets (attente de réponses de mail, point à revoir, avancement …). Seul le fond est important, pas la forme (à ce stade).
Le jour J, vous rependrez toutes vos notes et mettrez en forme ce qui est encore valable à l’instant T, pour diffusion aux personnes présentes (+ vous laisserez une copie papier sur votre bureau).
- 6. Le jour J
Nous y voilà, le départ approche. Si vous avez respecté les 5 points clefs précédents, celui-ci coule de source.
Vous être serein pour votre départ, il ne reste que les dernières urgences à traiter, vous avez même le temps pour répondre aux questions de dernières minutes de vos collègues/collaborateurs et de leur accorder toute votre attention !
Mieux, vous ne partirez pas à 23h du bureau, mais à 18h max, les vacances commencent bien 😉
Vous avez loupé une des 5 premières étapes ? Prenez une grande inspiration et concentrez-vous sur l’essentiel à ce stade :
- Identifiez les priorités de la journée (10 max), à faire le matin absolument
- Bloquez un créneau en en début d’après-midi avec une des personnes présentes pendant toute la durée de votre absence, pour lui montrer où elle peut trouver les informations et lui dire où vous en êtes (en début d’après-midi afin de laisser encore un peu de temps pour les oublis et questions)
- (Après le tête-à-tête) balayer vos mails une dernière fois pour identifier les grandes urgences et les oublis de transmission d’informations
- (Avant de partir) mettez votre message automatique d’absence en place
- Partez l’esprit libéré, vous gérerez la suite à votre retour !
J’espère que cet article vous sera utile !
À très bientôt pour d’autres « trucs et astuces », notamment le prochain article sur ce thème : « Bientôt la reprise ? Ça va bien se passer ! »
Cyrielle.B accompagne les professionnels dans leur organisation pour ne plus subir le temps, mais l’apprécier ! Contactez-nous sans plus attendre !
